资料员并非是将文件装入档案盒便算完工，而真正困难的是让每张表、每个签字，都可以在检查时对上现场。
施工员报了一份隐蔽的验收记录。资料员需要核对部位，工序，日期，尺寸以及签字，缺少一项，后面就可能会卡住。
工程资料人员的主要工作是收集，整理，检查，立卷，归档，保管项目的资料。
开工资料，施工的组织文件，图纸的会审记录，技术交底，材料的合格证明，检验报告，隐蔽的验收记录,检验批资料,分部验收的文件都要按照工程的进度及时地归集起来。
施工过程中的试块，试件以及材料，需要负责取样，送检，跟踪检测的结果，回收报告，然后按照类别进行保管。
结果未回，资料不可随意标成完成;检测结果不符合规定，也要及时进行反馈和按要求进行处理。
当现场出现设计变更，质量整改或者监理通知的时候，资料员需要收集相关的文件，并且跟进回复的内容，确保整改前后可以相互对应。
施工会议的记录，不能仅仅停留在会议桌子上，还需要整理，会签，复印，分发给有关人员。
项目中的信息是很多的，资料员需要负责进行传递以及反馈，如果出现影响施工，验收或者资料闭合的情况，要及时地向负责人进行汇报。
这份工作从表面上看是安静的，但实际上却一直在与现场的进度、施工的工序、监理的要求作斗争。
很多不懂图纸的人，很容易将轴线、标高以及施工部位弄混淆；而不了解施工过程的人们，往往是等到资料缺失了才开始进行补充，越补越混乱。
资料员还需要了解建筑图纸情况，了解从开始施工到竣工的整个施工过程，掌握了资料整理的软件，同时也不能够完全依赖于软件。手工填写以及核对的能力也是需要的。
隐蔽验收分部验收竣工验收报验的流程需要明确，监理以及质量监督的环节需要什么资料，也需要提前了解。
办公软件乃是基本功夫，文字处理，表格制作，演示文稿都必须能够顺畅使用，cad识图以及简单绘图的能力也直接影响到工作的效率。
安全资料是不能漏填的，常用的工程材料用途是要熟悉的，材料的取样送检，混凝土试件的制作，送检不合规的处理要求都不能仅仅依靠别人的提醒。
资料员容易忽略的是分部分项的工程划分。
它是一整套资料的基础，划分不清楚，检验批，隐蔽验收，分部验收就难以准确地归位。
同时还要了解当地档案的移交要求，要提前按照规范进行整理，不要等到竣工验收快要到来的时候，才发觉资料缺页，签字不全，编号乱七八糟。
想要通过考证进入行业，证书只能够证明你拥有一张入门券，而真正决定能否留存下来的，是识图，懂流程，会填表，能追资料，同时也能够将现场的问题闭合起来。
练好这些基本功，资料员就不是整理文件的那个人了，而是工程能否顺利验收的关键一环。
